Klokkenluidersregeling
Wij werken met onze klanten op basis van wederzijds vertrouwen en respect.
In dit voorbeeld zullen achtereenvolgens de volgende onderwerpen worden uitgewerkt:
1. Algemeen
2. Reikwijdte
3. Procedure
4. Vertrouwelijk
Deze klokkenluidersregeling van Accountantskantoor Janssen wordt gepubliceerd op de website van de accountantsorganisatie.
Voorbeeld
1. Algemeen
Accountantskantoor Janssen dient te beschikken over een klokkenluidersregeling.
2. Reikwijdte
Deze klokkenluidersregeling heeft betrekking op de volgende situaties
handelingen die leiden tot strafbare feiten door de accountantsorganisatie of haar medewerkers;alle werkelijke of vermoede andere overtredingen van externe wet en regelgeving door de accountantsorganisatie of haar medewerkers;alle werkelijke of vermoede overtredingen van interne regelgeving door de accountantsorganisatie of haar medewerkers;(dreigende) intimidatie van medewerkers door collega’s dan wel leidinggevenden;dreigende) onrechtmatige vernietiging of manipulatie van gegevens of informatie;en verder alle situaties die naar de mening van een melder voor melding aan de vertrouwenspersoon in aanmerking komen
Indien er sprake is van verschillen van inzicht, dan wel klachten over het optreden van de accountantsorganisatie dan wel haar medewerkers, kan ook gebruik worden gemaakt van deze klokkenluidersregeling. Het verschil met de hiervoor genoemde richtlijnen hangt samen met het feit dat gebruik van de klokkenluidersregeling altijd op basis van anonimiteit plaatsvindt.
3. Procedure
Indien sprake is van een situatie die onder de reikwijdte van deze klokkenluidersregeling valt, heeft de melder de mogelijkheid deze te melden aan de vertrouwenspersoonDe melding aan de vertrouwenspersoon vindt uitsluitend schriftelijk plaats aan A.C.J.H. Bink.Externe derden kunnen eveneens een melding verrichten via dit e-mailadres.De vertrouwenspersoon bevestigt de melding binnen 1 week aan de melder. De vertrouwenspersoon informeert de melder tevens hoe en binnen welke termijn diens melding in behandeling zal worden genomen. Deze termijn bedraagt uiterlijk vier weken na de ontvangst van de melding.a) Indien sprake is van een situatie genoemd onder A en E, informeert de vertrouwenspersoon onmiddellijk de directeur. De vertrouwenspersoon informeert hierover tevens de melder. b) Indien sprake is van een (dreigende) overtreding van interne of externe beroepsregelgeving informeert de vertrouwenspersoon de compliance officer, de functie van compliance officer en vertrouwenspersoon kunnen gecombineerd zijn. c) Bij het informeren van de directeur en compliance officer als bedoeld in de punten 5a en 5b maakt de vertrouwenspersoon de bron niet bekend.De vertrouwenspersoon informeert de melder uiterlijk na vier weken over de afhandeling van zijn melding en de maatregelen die zijn genomen. Indien deze termijn door onvoorziene omstandigheden niet kan worden gehaald, informeert de vertrouwenspersoon de melder hierover en geeft hij aan op welke termijn de melder zal worden geïnformeerd over de afwerking van diens melding.Meldingen die betrekking hebben op een (dreigende) overtreding van interne of externe beroepsregelgeving worden in alle gevallen door de vertrouwenspersoon afgehandeld in overleg met de compliance officer met inachtneming van de vertrouwelijkheid.
4. Vertrouwelijkheid
De melding, de correspondentie hierover en de behandeling geschieden onder volledige geheimhouding en vertrouwelijkheid, tenzij de melder de vertrouwenspersoon ontheft van zijn geheimhoudingsplicht.
Het bestuur van de accountantsorganisatie garandeert medewerkers die meldingen aan de vertrouwenspersoon doorgeven op grond van deze klokkenluidersregeling, dat de melding op geen enkele wijze van negatieve invloed zal zijn op zijn/haar functioneren binnen de accountantsorganisatie, dan wel zijn/haar carrière.